หลายคนในวัยทำงานเคยผ่านประสบการณ์ “การประชุมออนไลน์ แต่ยังไม่กล้าพูด” มาแล้ว ทั้งที่ฟังเข้าใจบ้าง แต่พอถึงเวลาต้องพูด กลับสับสนว่าจะใช้ประโยคอะไร จะขอให้คนอื่นหยุดพูดยังไง หรือจะ summarize ความเห็นยังไงให้ฟังดูเป็นมืออาชีพ ปัญหานี้พบบ่อยมากในกลุ่มคนทำงานที่ต้องประชุมกับต่างชาติเป็นประจำ โดยเฉพาะในยุคที่ remote work และ virtual meeting กลายเป็นเรื่องปกติ 

จากข้อมูลของ EF English Proficiency Index (EF EPI 2023) ประเทศไทยอยู่ในกลุ่มระดับภาษาอังกฤษ “Very Low” อันดับที่ 116 จาก 123 ประเทศ สะท้อนให้เห็นว่าคนไทยจำนวนมากยังขาดความมั่นใจในการสื่อสารภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่มีแรงกดดันอย่างการประชุมออนไลน์กับต่างชาติ ซึ่งต่างจากการพูดคุยทั่วไปตรงที่มีโครงสร้างชัดเจน มี agenda มี action items และมีผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ 

บทความนี้รวบรวมสำนวน conference call ที่ใช้จริงในสถานการณ์ต่างๆ ตั้งแต่ก่อนประชุม ระหว่างประชุม ไปจนถึงการ wrap up และ follow-up หลังประชุม พร้อมเทคนิคที่ช่วยให้คุณพูดได้มั่นใจขึ้นใน Zoom, Microsoft Teams หรือ Google Meet ไม่ว่าจะเป็นผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้ดำเนินการประชุม 

การประชุมออนไลน์มีความท้าทายที่เราไม่ค่อยเจอในการประชุมแบบ face-to-faceเพราะเมื่อสื่อสารผ่านหน้าจอ เราจะเห็น body language กันน้อยลง ทำให้ต้องพึ่ง“คำพูด และ“น้ำเสียง”มากขึ้น ยังไม่รวมถึงปัญหาทางเทคนิคอย่าง อินเทอร์เน็ตไม่เสถียร, เสียงดีเลย์ หรือบางทีก็หลุดจากห้องประชุมไปเลย 

ทั้งหมดนี้ทำให้การสื่อสารสะดุดได้ง่าย 
ดังนั้น การรู้จักใช้ “ประโยคหรือสำนวนที่เหมาะสม” เพื่อแก้สถานการณ์เฉพาะหน้า จึงเป็นทักษะที่สำคัญมากในการประชุมออนไลน์ 

สาเหตุหลักที่คนทำงานส่วนใหญ่รู้สึกไม่มั่นใจใน video call ภาษาอังกฤษมีอยู่หลายประการ ประการแรกคือการขาดสำนวนเฉพาะสถานการณ์ เช่น ไม่รู้ว่าจะพูดอะไรเมื่อต้องการให้ผู้อื่นพูดซ้ำ หรือเมื่อต้องการ interrupt อย่างสุภาพ ประการที่สองคือความกลัวการพูดผิด โดยเฉพาะเมื่อมีหัวหน้าหรือ client ต่างชาติอยู่ในห้องประชุมด้วย ประการที่สามคือการขาดความคุ้นเคยกับ virtual meeting etiquette ซึ่งแตกต่างจากการประชุมปกติพอสมควร 

ความท้าทายเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการเตรียมสำนวนที่ใช่ ฝึกซ้อมก่อนประชุมจริง และทำความเข้าใจโครงสร้างของการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพาคุณผ่านทุกขั้นตอนของ conference call ตั้งแต่การเตรียมตัวล่วงหน้าจนถึงการ close meeting อย่างมืออาชีพ 

คำศัพท์สามคำนี้มักถูกใช้แทนกัน แต่มีความหมายที่ละเอียดอ่อนแตกต่างกัน Conference call โดยทั่วไปหมายถึงการประชุมทางโทรศัพท์หรือออนไลน์ที่มีผู้เข้าร่วมหลายคน โดยเน้นที่การสนทนาเพื่อตัดสินใจหรือแชร์ข้อมูล Video call เน้นที่การเห็นหน้ากันผ่านกล้อง ในขณะที่ virtual meeting เป็นคำกว้างกว่าที่ครอบคลุมทุกรูปแบบการประชุมออนไลน์ 

ในบริบทของการทำงานจริง สำนวนที่ใช้ใน conference call ภาษาอังกฤษส่วนใหญ่ใช้ได้ทั้งสามสถานการณ์ เพียงแต่อาจมีการปรับน้ำเสียงตามความเป็นทางการของการประชุม เช่น การประชุมกับ client ต่างชาติจะใช้ภาษาทางการกว่าการ sync กับทีมงานภายใน ความเข้าใจในบริบทนี้ช่วยให้เลือกใช้สำนวนได้อย่างเหมาะสม 

การเตรียมพร้อมก่อนการประชุมออนไลน์สำคัญพอๆ กับตัวเนื้อหาการประชุม มีหลายสิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนเริ่ม ทั้งเรื่องระบบเสียง กล้อง และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต รวมถึงการทดสอบสำนวนเปิดประชุมที่จะใช้ ซึ่งช่วยลดความประหม่าและทำให้การประชุมเริ่มต้นได้อย่างราบรื่น 

เมื่อทุกคนเริ่ม join ห้องประชุมแล้ว มักมีช่วง informal greetings ประมาณ 2-3 นาทีก่อนเริ่มประชุมจริง นี่คือโอกาสดีที่จะฝึกพูดภาษาอังกฤษในบรรยากาศที่ผ่อนคลาย โดยใช้สำนวนทักทายและ small talk สั้นๆ ก่อนเข้าสู่ agenda หลัก หลายคนพบว่าช่วง warm-up นี้ช่วยให้รู้สึกสบายใจขึ้นก่อนเข้าสู่การประชุมจริง 

ช่วงที่ยากที่สุดของ conference call ภาษาอังกฤษคือการจัดการสถานการณ์แบบ real-time เมื่อต้องตอบคำถามทันที แสดงความเห็น หรือ interrupt อย่างสุภาพเมื่อมีประเด็นสำคัญที่อยากพูด สำนวนในหมวดนี้จะช่วยให้คุณ navigate สถานการณ์เหล่านี้ได้อย่างมั่นใจ 

สิ่งสำคัญในการประชุมออนไลน์คือการ “buy time” หรือการใช้สำนวนเพื่อให้ตัวเองมีเวลาคิดก่อนตอบ โดยไม่ทำให้บรรยากาศสะดุด เทคนิคนี้เป็นที่นิยมในหมู่ native speaker เองด้วย เพราะในการประชุมแบบออนไลน์ เราไม่สามารถมองหน้าคู่สนทนาเพื่อ buy time ได้เหมือนการประชุมแบบ face-to-face จึงต้องพึ่งสำนวนที่ฟังดูเป็นธรรมชาติ 

เมื่อถึงคิวนำเสนอ การใช้สำนวน transitional phrase จะช่วยให้การนำเสนอฟังดูเป็นระบบและมืออาชีพ ลองเริ่มด้วย “I’d like to walk you through…” หรือ “Let me share some key findings…” แทนที่จะเริ่มตรงๆ ว่า “OK so…” ซึ่งฟังดูไม่เป็นทางการในบริบทธุรกิจ สำนวนเหล่านี้ยังช่วยกำหนดทิศทางให้ผู้ฟังรู้ว่าจะมีอะไรตามมา 

เมื่อต้องการ share screen หรืออ้างอิงเอกสาร ให้ใช้สำนวนที่ชัดเจนเพื่อให้ทุกคนติดตามได้ง่าย เช่น “If you look at slide 3…” หรือ “I’m sharing my screen now, can everyone see the document?” การระบุตำแหน่งที่ชัดเจนช่วยลดความสับสนได้มาก โดยเฉพาะเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ต่าง time zone กัน 

การ interrupt ใน conference call ต้องทำอย่างระมัดระวัง เพราะไม่มี visual cue บอกว่าเราต้องการพูด วิธีที่ดีที่สุดคือใช้ raise hand feature ใน Zoom หรือ Teams ก่อน แล้วตามด้วยสำนวน interrupt ที่สุภาพ เช่น “Sorry to interrupt, but…” หรือ “If I may jump in for a second…” ซึ่งเป็นที่ยอมรับในวัฒนธรรมการทำงานแบบตะวันตก 

เมื่อไม่เข้าใจสิ่งที่คู่สนทนาพูด อย่ากลัวที่จะขอให้พูดซ้ำ เพราะ native speaker เองก็ใช้สำนวนเหล่านี้บ่อยมาก โดยเฉพาะในการประชุมที่มี connection ไม่ดี การขอความชัดเจนไม่ได้แสดงว่าภาษาอังกฤษไม่ดี แต่แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นที่เคารพในสภาพแวดล้อมการทำงานระดับนานาชาติ 

ช่วงปิดประชุมมีความสำคัญมาก เพราะเป็นช่วงที่ทุกคนต้องได้ยินสรุป action items และ timeline อย่างชัดเจนก่อนออกจากห้องประชุม การปิดประชุมที่ดีต้องครอบคลุมสี่ส่วนหลัก ได้แก่ สรุปสิ่งที่ตัดสินใจ, กำหนด action items พร้อมผู้รับผิดชอบ, ระบุ deadline และนัดประชุมครั้งต่อไป 

การสรุปประชุมด้วยสำนวนที่ชัดเจนช่วยป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง โดยเฉพาะเมื่อมีผู้เข้าร่วมจากหลาย time zone ที่บางครั้งอาจ join แบบไม่ได้รับข้อมูลครบถ้วน การมี minutes of meeting ที่ดีช่วยให้ทุกคนทำงานในทิศทางเดียวกัน 

ตัวอย่างสำนวนปิดประชุมที่ใช้ได้ทันที: “Before we wrap up, let me quickly summarize what we’ve agreed on today.” ตามด้วยการระบุ action items แต่ละข้อพร้อมชื่อผู้รับผิดชอบและ deadline ชัดเจน เช่น “[ชื่อ] will handle the proposal by Friday EOD.” จากนั้นปิดด้วย “Thanks everyone for joining. The meeting notes will be shared by end of day.” 

นอกจากสำนวนแล้ว ยังมีเทคนิคเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยเพิ่มความมั่นใจใน video call ภาษาอังกฤษ เทคนิคแรกคือการเตรียม sheet ส่วนตัว ซึ่งเป็นกระดาษหรือ sticky note ที่มีสำนวนหลักๆ ที่คุณมักต้องใช้ วางไว้ข้างหน้าจอเพื่อเปิดดูได้เมื่อจำเป็น เทคนิคนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในหมู่คนทำงานที่ต้องประชุมกับต่างชาติเป็นประจำ 

เทคนิคที่สองคือการใช้ chat function ให้เป็นประโยชน์ เมื่อคุณอยากแสดงความเห็นแต่ไม่มั่นใจในการพูด คุณสามารถพิมพ์ลงใน chat ก่อน เช่น “Just adding to [ชื่อ]’s point – we also have data showing…” วิธีนี้ช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในการประชุมโดยไม่ต้องกดดันตัวเองให้พูดทุกครั้ง 

เทคนิคที่สามซึ่งสำคัญมากคือการฝึก active listening คือการพยักหน้า พูด “mm-hmm”, “I see”, “right” เป็นระยะๆ ระหว่างฟัง ซึ่งแสดงให้ speaker รู้ว่าคุณกำลังติดตาม และยังช่วยสร้าง rapport ระหว่างผู้เข้าประชุมด้วย เทคนิคนี้ดูเหมือนเล็กน้อยแต่มีผลมากต่อการสร้างความน่าเชื่อถือใน virtual meeting 

การเตรียมตัวที่ดีลดความประหม่าได้มาก ขั้นตอนแรกคืออ่าน agenda ล่วงหน้าและเตรียมคำถามหรือความเห็นในภาษาอังกฤษไว้ก่อน อย่าปล่อยให้ตัวเองต้องคิด on the spot เพราะ cognitive load จะสูงขึ้นมากเมื่อต้องคิดทั้งเนื้อหาและภาษาพร้อมกัน ขั้นตอนที่สองคือทบทวนคำศัพท์เฉพาะที่อาจใช้ในการประชุมนั้นๆ 

ขั้นตอนที่สามคือทดสอบอุปกรณ์อย่างน้อย 10 นาทีก่อนเริ่ม ทั้ง microphone, camera, internet connection และ platform ที่ใช้ประชุม ขั้นตอนที่สี่คือเตรียมสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม เลือกสถานที่เงียบ แสงดี พื้นหลังสะอาด ซึ่งช่วยสร้าง professional image ได้โดยไม่ต้องพูดสักคำ ขั้นตอนที่ห้าคือเตรียม cheat sheet สำนวนที่อาจต้องใช้ไว้ข้างๆ หน้าจอ 

ลูกค้าของ Speak Up Thailand รายหนึ่ง เป็น Account Manager บริษัทส่งออกอายุ 31 ปี เล่าให้ฟังว่าเธอเคยปฏิเสธการนำเสนอในประชุม Zoom กับ client ชาวญี่ปุ่นมาเป็นเวลากว่า 8 เดือน เพราะกลัวว่าจะใช้สำนวนผิดหรือพูดไม่ชัดเจน ผู้จัดการของเธอต้องนำเสนอแทนทุกครั้ง ซึ่งส่งผลต่อการประเมินผลงานและโอกาสเลื่อนขั้น 

หลังจากเรียนกับ Speak Up Thailand โดยเน้น Business English และ Presentation Skills เป็นเวลา 4 เดือน เธอเริ่มฝึกสำนวน conference call ที่เฉพาะเจาะจงกับงานของตัวเอง เช่น การนำเสนอตัวเลขขาย การตอบคำถามเรื่อง delivery timeline และการจัดการเมื่อต้องการเวลา clarify ข้อมูล ปัจจุบันเธอเป็น co-facilitator ในการประชุมทีม APAC ประจำเดือน 

ความสำเร็จใน conference call ภาษาอังกฤษไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าคุณพูดได้สมบูรณ์แบบแค่ไหน แต่ขึ้นอยู่กับว่าคุณสื่อสารความคิดได้ชัดเจนแค่ไหน เมื่อมีสำนวนที่ถูกต้องในคลังคำ คุณจะใช้พลังงานน้อยลงในการนึกว่าจะพูดอะไร และมีพลังงานมากขึ้นสำหรับเนื้อหาการประชุมจริงๆ 

เริ่มฝึกด้วยการท่องสำนวนที่ใช้บ่อยที่สุดในงานของคุณก่อน เช่น สำนวนเปิดประชุม สำนวนขอ clarification และสำนวนปิดประชุม แล้วค่อยขยายไปสู่สำนวนที่ซับซ้อนขึ้น การฝึกทีละขั้นตอนแบบนี้จะสร้างความมั่นใจได้อย่างยั่งยืน